説明を聞く側が集中しやすい話し方のポイント

説明を始める、あるいは説明を聞いてほしい、そんなとき、説明を始めたけどどうも相手が気もそぞろ、あまり説明に集中してくれていない、そんなことはありませんか？なぜ説明に集中してくれないんでしょう。

集中してくれないシーン

いつ終わるのかが気になって話を聞けていないようですね。

伝わらない原因

人は「見通しが立たない」状況では不安感が募り、「見通しを立てたい」と思うものです。

例えば、車の渋滞や、列車の遅延なども、いつ解消されるかわからない（見通しが立たない）状況だと不安やイライラが募りますが、「１時間後に運行再開します」「あと１キロで渋滞を抜けられる」などがわかれば、不安感は少なくなりイライラも減少します。。

それと同じで、人の話を聞くときも「いつまで続くんだろう」（見通しが立たない）とそれが気になり、イライラしたり、話に集中できなかったりするのです。

伝わるための説明の仕方

説明の冒頭に「見通し」終わりを宣言します。

注意点として「５分」と宣言すれば、５分以内で終了することです。時間が長くなりそうなら、長くなりそうだと気づいた時点で「３分ほど延長させていただきます」など、あらたな見通しを宣言します。５分経過したのに、そのまま話していると「５分経過したのに、まだ話している。いつまで続くのか」と聞き手の不安感が増し、イライラが募ります。

伝わるためのトレーニング

では練習してみましょう。
口に出して説明してみてくださいね。

問題1　上司に相談したいと思っています。なんと声掛けをすればいいでしょう。
問題2　会議室を予約（時間貸し）して、会議を開催します。冒頭になんといえばいいでしょう。

答えです。

問題1の回答　「〇〇の件で〇〇の相談があります。10分ほどよろしいでしょうか」や「〇〇の件で２つ相談があります」
問題2の回答　「この会議は〇時までです」

問題1については、相談に要する時間や相談個数を伝えることで上司も今聞くか、あとにするかの判断ができます。気を付けたいのは時間を言った場合は、その時間を守ることです。

問題2は、何時までかを改めて共有することで、時間を意識した会議ができます。会議は長引きがちですので、あらかじめ宣言することで時間短縮を意識することもできます。

時間以外にも「今日の議題は３つ」や「今日決めることは○○」などゴールを明確にすることも有効です。

まとめ

説明している途中で相手のイライラしてきたりすると、「早くいわなきゃ」とか「いうのをやめよう」などと思ってしまいます。そういうことがないように、安心して話し手も聞き手もいられる状態をつくるためにも「見通し」を言うこと。ぜひ使ってみてください！

↓↓職場での説明力アップ講座実施中！！